Was ist Microsoft SharePoint?

Mit SharePoint bietet Microsoft die Möglichkeit Ihre Unternehmensprozesse äußerst dynamisch und hochflexibel abzubilden. Das Besondere ist, dass dabei sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten berücksichtigt sind. Damit ist SharePoint die mit Abstand gefragteste Kollaborationsplattform in Unternehmen und die am schnellsten wachsende Serverplattform von Microsoft. SharePoint ermöglicht Ihnen deutliche Optimierungen und Vereinfachungen im Umgang mit Dokumenten, Informationen und Daten. Mitarbeiter finden sich schnell zurecht, arbeiten produktiver und schätzen den einfachen sowie sichereren Umgang mit der stetig größer werdenden „Datenflut“. In vielen Unternehmen nimmt SharePoint daher eine zentrale Rolle im Umgang mit Informationen, Dokumenten und Daten ein. Die sog. unstrukturierten Daten wie Mitarbeiterwissen und -erfahrungen, Dokumente, E-Mails, Texte, Ton- und Videodateien werden mit SharePoint leicht organisierbar, verfügbar und messbar. Ebenso werden strukturierte Daten einheitlich verarbeitet und analysiert. SharePoint ist eine intelligente und umfassende Enterprise Content Management Plattform mittels derer Ihre Informationen, Dokumente und Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg im Unternehmen abgebildet werden.

Prozessoptimierung bisher:
In den vergangenen Jahren wurden in den Unternehmen vorrangig die Produktions-, Vertriebs- und Logistikprozesse hinsichtlich ihrer Kosten und Durchlaufzeiten optimiert. Betriebswirtschaftliche Prozesse, welche den Menschen direkt einbeziehen, wurden dabei vernachlässigt. Dies war dem Umstand geschuldet, dass es keine geeigneten Werkzeuge gab, welche die Prozesse softwareseitig erfassen und abbilden konnten. Mit SharePoint hat Microsoft diese Lücke äußerst erfolgreich geschlossen.

Prozessoptimierung jetzt:
Ein immer größer werdender Teil des Unternehmenspersonals zählt zu den sog. Wissensarbeitern. Mitarbeiter, deren Wertschöpfung in der Bearbeitung informationsbedingter Aufgaben liegt. Studien haben gezeigt, dass in Unternehmen bis zu 20% der Arbeitszeit mit dem Suchen nach Dokumenten, Informationen und Daten verbracht wird – Tendenz steigend. Die Organisation und Optimierung von Informationsprozessen ist daher ein immer wichtiger werdender Faktor innerhalb der Wertschöpfungskette. SharePoint bietet hier eine äußerst effektive und hochflexible Lösung. Tägliche Arbeiten im Unternehmen werden mit SharePoint, selbst unter Berücksichtigung verschiedenster Quellen, stark vereinfacht und beschleunigt. Mittels Workflows können individuell standardisierte Prozesse automatisiert und Zeitaufwände sowie Fehler deutlich minimiert werden. Über eine zentrale Informations- und Datenbereitstellung erleichtert SharePoint zudem erheblich die Zusammenarbeit im Unternehmen und in Teams.

SharePoint für Manager/Entscheider

Was, wenn es möglich wäre die Produktivität Ihrer Wissensarbeiter um 20 ja sogar 30 Prozent zu erhöhen, wie viel mehr Geld würden Sie erwirtschaften?

Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
Ein immer größer werdender Anteil des Unternehmenspersonals besteht aus sog. Wissensarbeitern. Die Aufgaben der Mitarbeiter sind informationsabhängig und ihre Wertschöpfung besteht darin diese Aufgaben schnell zu bearbeiten. Die stetig steigende „Datenflut“ erschwert jedoch immer mehr das Auffinden von Informationen, Dokumenten und Daten im Unternehmen. Studien zeigten, dass Mitarbeiter bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach arbeitsspezifischen Daten verbringen. Tendenz steigend! Denn Studien zeigen weiter, dass sich das Datenvolumen in Unternehmen alle 1,5 – 2 Jahre verdoppelt. Die sog. unstrukturierten Daten wie Dokumente, E-Mails, Texte, Bilder, Ton- und Videodateien machen dabei mehr als 90 Prozent der Daten aus. Diese Daten sind heute ohne Spezialsoftware schon schwer bis gar nicht zu verwalten, weil sie in der Regel „irgendwie“ und irgendwo“ im Unternehmen abgelegt werden. Ergebnis: Diese Daten sind zwar im Unternehmen vorhanden, jedoch nicht produktiv einsetzbar, weil sie im Bedarfsfall entweder erst nach aufwändiger Suche (20% der Arbeitszeit) oder gar nicht wiedergefunden werden.

TRACNOLOGY organisiert und optimiert mittels Microsoft SharePoint für Sie diese Informationsprozesse. Ziel ist dabei nicht, den Fachabteilungen und/oder Mitarbeitern neue Arbeitsrichtlinien vorzustellen, sondern ihnen täglich die benötigten Dokumente, Informationen und Daten in nie dagewesener Geschwindigkeit einheitlich und übersichtlich zur Verfügung zu stellen.

Aufbau von kollektivem Unternehmenswissen
Das Mitarbeiterwissen und die Mitarbeitererfahrungen werden im Standard heute gar nicht organisiert und stehen somit nur dem einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung. Wissen, welches nicht von Einzelwissen in kollektives Wissen umgewandelt wird, steht dem Unternehmen zum einen nur sehr eingeschränkt zur Verfügung und zum anderen geht es komplett verloren sobald der Mitarbeiter dieses verlässt. Ein erfolgreiches Wissensmanagement organisiert, pflegt und erhöht das kollektive Wissen im Unternehmen.

Die Börse bewertet Unternehmen bereits immer stärker nach ihrem intellektuellen Kapital. Dies verdeutlicht inwieweit das Unternehmenswissen immer mehr an Bedeutung gewinnt und dabei sogar traditionelle Produktionsfaktoren verdrängt. Der Umgang mit verfügbarem Wissen und dessen Nutzung wird in Zukunft den Unternehmenserfolg zentral beeinflussen!

Wir erhöhen für Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und ermöglichen den Aufbau von langfristig verfügbarem und kollektivem Unternehmenswissen!

Investitionssicherheit
Die Organisation und Optimierung von Informationsprozessen ist ein immer wichtiger werdender Faktor innerhalb der Wertschöpfungskette. Nach der Geschäftsprozessoptimierung mittels ERP-Systemen steht jetzt die Optimierung der Informationsprozesse im Fokus vieler Unternehmen. Experten bestätigen, dass dort für Unternehmen das Potenzial der kommenden Jahre liegt. Welches Potential die Optimierung Ihrer Informationsprozesse mit sich bringt zeigt nicht zuletzt, dass unsere SharePoint Anwendungen in der Regel einen ROI von weniger als einem Jahr vorweisen.

Mit Microsoft SharePoint führen wir in Ihrem Unternehmen DIE Plattform für erfolgreiches Wissensmanagement und effektives Dokumentenmanagement ein. SharePoint ist die mit Abstand gefragteste Kollaborationsplattform in Unternehmen.

Profitieren Sie von kürzeren Entscheidungszeiten, schnelleren Durchlaufzeiten und geringeren Fehlerraten. Mit den Dienstleistungen der TRACNOLOGY GmbH erhalten Sie nachweislich eine steigende Mitarbeiterproduktivität bei sinkender Fehlerquote und eine steigende Kundenzufriedenheit bei sinkenden Prozesskosten.

SharePoint für IT-Experten

Die Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen, das stetige Wachstum und die steigende Komplexität der IT-Infrastruktur erhöhen Ihren Aufwand in der IT-Abteilung kontinuierlich. Aufgrund der damit verbundenen Kostensteigerung fordert die Geschäftsleitung stets Optimierungen. Dabei werden Studienergebnisse scheinbar gar nicht berücksichtigt, denn immerhin verdoppelt sich das Datenvolumen im Unternehmen alle 1,5 – 2 Jahre. Das Wachstum der IT-Abteilung hingegen bleibt dabei nahezu unverändert. Das Zauberwort „Konsolidierung“ ist oft nur bedingt umsetzbar. Zu unterschiedlich und zu speziell sind oftmals die Anwendungen der Fachabteilungen. TRACNOLOGY unterstützt Sie mit einer professionellen SharePoint Lösung aktiv bei der Reduzierung von Aufwänden und Kosten. Durch die Konsolidierung mehrerer Anwendungen in eine Infrastruktur werden die Administrations- und Supportkosten deutlich gesenkt. SharePoint ist eine Standardsoftware und bietet Ihnen die bekannten Vorzüge einer Standardsoftware ohne die bisher mit einer Standardsoftware einhergehenden Nachteile. In punkto Flexibilität und Anpassbarkeit ist unsere SharePoint Lösung mit weitreichenden Schnittstellen händelbar wie eine Individualsoftware. Somit ist für Sie auch bei komplexen Anwendungen eine Softwarekonsolidierung möglich. Trotzdem werden Fachanwendungen bleiben. Die Gründe sind unterschiedlich. Bei SharePoint geht es auch nicht darum, alle Anwendungen auf eine Plattform zu migrieren. Es geht vielmehr darum, Informationen, Dokumente und Daten aus allen Bereichen des Unternehmens und aus unterschiedlichen Systemen an einem zentralen Punkt zusammenzuführen – an einem SharePoint eben.

Sie haben weniger Aufwand mit der Betreuung von Fachbereichen und mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.
. neue Prozesse können deutlich schneller zur Verfügung gestellt werden
. Entlastung Ihrer Abteilung durch aktive Mitwirkung von Powerusern der Fachabteilungen
. Fachbereiche können sich oft selber helfen ohne dabei Ihre IT-Richtlinien zu vernachlässigen
. vereinfachte Dienstverwaltung durch einheitliche Zentraladministration
. vereinfachte Verwaltung und weniger Schulungen durch einheitliche und bekannte Nutzeroberfläche für Anwender und IT-Administratoren
. Aufwandsreduktion und Kosteneinsparungen durch Konsolidierung mehrerer Anwendungen
. Reduzierung von Entwicklungszeit/ -kosten durch Nutzung umfassender Standardkomponenten
. Reduzierung von Entwicklungszeit/ -kosten dank effektiver Microsoft .NET Entwicklung
. Steigerung der Effektivität durch organisiertes Wissensmanagement
. Einfachste Verfügbarkeit über Browser

Untersuchungen haben gezeigt, dass bis zu 80% der IT-Anwendungen im Unternehmen an IT-Abteilungen vorbei gestaltet werden. Fachabteilungen setzen eigenständig und ohne das Wissen der IT-Abteilung eigene Applikationen und Anwendungen ein. Das erstreckt sich von lokalen Office Lösungen wie z.B. Excel-Tabellen und Access-Datenbanken bis hin zu selbst programmierten SQL-Lösungen. Das Problem daran ist bekanntlich, dass Sie und Ihre IT-Abteilung diese Vorgänge oftmals nicht mitbekommen und nur ein kleiner Mitarbeiterkreis Kenntnis von diesen Lösungen hat. Es entsteht ein „Wildwuchs“ wo IT-Richtlinien nicht berücksichtigt werden. Das kann von Problemen bei der Datensicherung bis hin zur aktiven Gefährdung der IT-Sicherheit im Unternehmen führen.

Mit SharePoint haben Fachabteilungen jetzt „legal“ die Möglichkeit „kleinere Sonderlösungen“ eigenständig umzusetzen, da Poweruser der Fachabteilungen den SharePoint direkt selbst gestalten können. Dabei sind sie an die Vorgaben und Richtlinien der IT-Abteilung gebunden, womit sichergestellt ist, dass diese „Sonderlösungen“ den IT-Richtlinien entsprechen. So findet eine Vereinheitlichung statt, welche die Sicherheit und Dynamik im Unternehmen deutlich erhöht. Sie müssen weniger Zeit für die Erstellung von fachspezifischen Lösungen aufwenden und haben mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben. Seien Sie überrascht welche Dynamik und Effektivität hier entstehen kann!

SharePoint für Anwender

Kostet Ihnen die tägliche Datenflut auch unnötig Nerven? Geht Ihnen viel Zeit verloren, weil Sie Informationen und Dokumente lange suchen müssen?

Die stetig steigende „Datenflut“ erschwert immer mehr das Auffinden von Informationen, Dokumenten und Daten im Unternehmen. Studien zeigen, dass sich das Datenvolumen in Unternehmen alle 1,5 – 2 Jahre verdoppelt und viele Mitarbeiter bereits jetzt schon bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der nervigen Suche nach arbeitsspezifischen Daten verbringen. Tendenz steigend! Die Verwaltung unstrukturierter Daten wie Dokumente, E-Mails, Texte, Bilder, Ton- und Videodateien, welche mehr als 90 Prozent der Daten im Unternehmen ausmachen, ist ohne Spezialsoftware heute schon schwer bis gar nicht zu bewerkstelligen.

Jeden Tag kommen neue Informationen und Dateien hinzu. Neue Arbeitsdokumente hier und Projektstatusberichte dort. Tag für Tag werden Berichte und Daten per E-Mail verschickt, empfangen und weitergeleitet. Dokumente liegen in mehreren unterschiedlichen Versionen vor. Und welche ist die aktuelle Version? Kurz: Es gehen viel Zeit und Nerven für den Umgang mit der täglichen „Datenflut“ verloren.

Was, wenn es möglich wäre Informationen, Dokumente und Daten immer sofort und einfach zu finden, wie viel entspannter würden Sie den Arbeitstag verbringen und dabei sogar noch mehr schaffen?

Mit TRACNOLOGY und SharePoint finden Sie Ihre Dokumente und Informationen immer sofort. Und das unabhängig davon wie viele Dateien vorhanden sind oder wie alt ein Dokument/eine Information ist. Projektwebsites, Teamwebsites und Wikis organisieren Ihre Daten und ermöglichen eine nie dagewesene Übersichtlichkeit. Alle Informationen, die Sie für eine Aufgabe benötigen, sind auf einer Seite zusammengefasst oder nur einen Mausklick entfernt. Auch mehrere Datei-Bezüge sind von Ihnen schnell und einfach mittels Metadaten und Tags hinterlegt. Die zentrale Dokumentablage im SharePoint erspart Ihnen den täglichen „Dokumente Kampf“ per E-Mail. Denn Ihre Kollegen arbeiten gemeinsam mit Ihnen an den zentral verfügbaren Dokumenten – sogar auch zeitgleich. Funktionen wie Versionierung, automatische Workflows oder Benachrichtigung bei Änderung erleichtern Ihnen stets die verschiedensten Situationen entspannt zu beherrschen. Sie müssen nicht mehr Suchen welches die aktuelle Dokumentversion ist. Und soll eine Dokumentänderung einmal rückgängig gemacht werden, erledigen Sie das schnell und einfach per Mausklick. Lassen Sie wiederkehrende Aufgaben von automatischen Workflows erledigen und behalten Sie dabei den Überblick. So bearbeiten Sie Ihre täglichen und teilweise vielleicht auch unbequemen Arbeiten deutlich effektiver und schonen dabei Ihre Nerven. Auch die Microsoft Office Suite ist optimal mit unserer SharePoint Lösung verzahnt, was Ihnen das Arbeiten nochmals stark erleichtert. Sie arbeiten mit Ihren gewohnten Office-Werkzeugen, müssen sich nicht neu zurechtfinden und interagieren sicher mit der SharePoint Plattform. Probieren Sie es aus – Sie werden Ihren SharePoint lieben!

Einige Funktionen die Sie in Ihren Arbeitsalltag stark unterstützen:
. einfacher Zugriff über Browser
. übersichtliche Struktur
. frei definierbare Workflows
. stark reduzierter zeitlicher Suchaufwand
. zentrale unternehmensweite Suche nach Informationen, Dokumenten, Personen, Projekten etc.
. Volltextindizierung von Office-Dokumenten, PDFs, Listen und Websites
. zentrale Dokumentverwaltung
. sicherer im Umgang mit Dokumenten durch Versionierung
. Dokumente archivieren
. gemeinsames arbeiten an Dokumenten
. zentrales Dashboard mit wichtigen Tagesinformationen
. zentraler Zugriff auf das Unternehmenswissen
. gemeinsame Projektkalender
. nachverfolgen von beliebigen Themen
. Austausch über Blogs
. Person Vorstellung und Informationsbereitstellung über „MySites“ (mit persönlicher Rechtevergabe)
. etc. (vieles mehr!)

Implementierung/Anpassung

Bei Software Implementierungen treten in der Regel die einen oder anderen Hürden auf. Man könnte auch sagen: Wenn man nicht genau weiß was man tut, funktioniert eventuell am Ende gar nichts. TRACNOLGY kümmert sich darum und implementiert Ihre SharePoint Lösung mit professionellem Know-how sicher und zuverlässig. Auch Anpassungen der SharePoint Plattform an Ihre Unternehmensstruktur, Ihr Corporate Design, individuelle Workflowfunktionen und firmenspezifische Anwendungen werden von TRACNOLOGY schnell und erfolgreich vorgenommen. So können Sie sicher sein, dass Ihre SharePoint Lösung alle besprochenen Funktionen bereitstellt und die Anwender termingerecht auf dem SharePoint arbeiten.

Administration

Wenn Sie sicher und zuverlässig mit Ihrem SharePoint arbeiten möchten, ohne sich über die Pflege der Infrastruktur Gedanken machen zu müssen, können Sie die Administration und Pflege Ihrer SharePoint Plattform an TRACNOLOGY outsourcen. Mit uns haben Sie den perfekten Partner für Ihr Vorhaben. Wir kümmern uns um Ihre SharePoint Plattform, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Consulting

Damit Ihr SharePoint Projekt schnell und ohne Umweg ein Erfolg wird, bietet Ihnen TRACNOLOGY vor, während und nach der Implementierung umfassende Dienstleistungen.

Wir beraten Sie zum SharePoint Portal über Funktionen, Möglichkeiten der praktischen Anwendung, zur geeigneten Priorisierung einzuführender Bereiche und zur optimalen Weiterentwicklung Ihrer Lösungen.

So können Sie sicher sein, dass Ihr SharePoint Projekt auf ganzer Linie ein Erfolg wird. TRACNOLOGY garantiert, dass Anwender und Administratoren während und auch nach der Systemeinführung nicht überfordert und demotiviert werden. Oftmals scheitern SharePoint Projekte, weil den Anwendern von Beginn an zu viele Änderungen gepaart mit unzureichender Aufklärung zugemutet werden. TRACNOLOGY bewahrt Sie davor und baut in so großen Einheiten wie möglich, aber so kleinen Einheiten wie nötig die SharePoint Plattform gemeinsam mit Ihnen und Ihren Anwendern auf. So erkennen die neuen SharePoint Anwender schnell, welchen enormen Mehrwert ihnen die Plattform bietet und setzen diese konsequent im Alltag ein.

Für die Einführung von SharePoint in Ihren Unternehmensalltag haben wir für Sie ein klares Vorgehensmodell erarbeitet. Es erleichtert Ihnen sicher und kosteneffizient in die Technologie einzusteigen und dabei die wesentlichen Erfolgsfaktoren zu beachten.

Konzept und Planung

TRACNOLOGY begleitet Sie bei dem Aufbau der SharePoint Struktur und entwickelt mit Ihnen eine geeignete Implementierungsstrategie samt Zeitplan.

Architekturcheck

Mit dem Architekturcheck werden Komponenten innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur aufgenommen und bezüglich ihrer zukünftigen Kompatibilität mit der SharePoint Plattform geprüft. Es werden Schnittstellen analysiert und betreffende Module überprüft.

Projektmanagement

TRACNOLOGY unterstützt Sie durch zielorientiertes Projektmanagement und Controlling zur termin- und budgetgerechten Einführung Ihrer SharePoint Lösung. Neueste Projektsteuerungsverfahren stellen eine flexible Anpassung auf Änderungen oder technische Probleme sicher, ohne den Projekterfolg in Frage zu stellen. Ein stets aktuelles Reporting und die Analyse der Ergebnisse sind dabei selbstverständlich.

Implementierung/Anpassung

Wenn Sie sicher und zuverlässig mit Ihrem SharePoint arbeiten möchten, ohne sich über die Pflege der Infrastruktur Gedanken machen zu müssen, können Sie die Administration und Pflege Ihrer SharePoint Plattform an TRACNOLOGY outsourcen. Mit uns haben Sie den perfekten Partner für Ihr Vorhaben. Wir kümmern uns um Ihre SharePoint Plattform, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Entwicklung

Individuelle Entwicklung von Webparts, Workflows und Formularen sowie Anpassungen an Ihre Bedürfnisse. Lesen Sie hier wie wir Sie dabei unterstützen, den SharePoint noch weiter an ihre Prozesse anzupassen und Sie so noch produktiver werden.

Zur Softwareentwicklung

Schulung

Damit Anwender und Administratoren die SharePoint Plattform richtig einzusetzen oder zu betreuen wissen, schult TRACNOLOGY Sie und Ihre Mitarbeiter umfassend. Obwohl die SharePoint Nutzer durch die starke Integration der Microsoft Office Suite vielfach mit bekannten und gewohnten Werkzeugen arbeiten können, ist eine Schulung für den schnellen und einfachen Umgang mit der Plattform sehr empfehlenswert. Mit SharePoint ist es wie mit anderen Dingen im Leben auch: „Es ist alles so einfach, wenn man genau weiß wie!“. Daher bietet Ihnen TRACNOLOGY zusätzlich zum Consulting, der Administration und der Entwicklung von individuellen SharePoint Anwendungen auch die passenden Schulungen. Das vermittelte Wissen baut Barrieren der Mitarbeiter ab und stellt sicher, dass diese gerade mit Einführung der SharePoint Lösung motiviert dem System gegenüber stehen. Das ist durchaus wichtig, denn oftmals scheitern SharePoint Projekte daran, dass Mitarbeiter ohne vorherige Schulung dem System allein gegenüber stehen. In dem Fall kann sich schnell Frust breit machen und das SharePoint Projekt scheitert.